Regulamin i RODO.
W jednym miejscu.

Regulamin Serwisu Estebook

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego Estebook (dalej: „Serwis”). Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację poniższych postanowień.

§1. Definicje

1. Administrator / Operator Serwisu – Damian Walaszczyk
   e-mail: help@estebook.pl, prowadzący Serwis Estebook.
2. Serwis – platforma Estebook udostępniająca funkcje techniczne wspierające pracę gabinetów oraz kontakt z klientami.
3. Gabinet – podmiot prowadzący działalność beauty, kosmetologiczną, usługową lub pokrewną, któremu Administrator udostępnia dostęp do Serwisu po spełnieniu warunków.
4. Klient – osoba korzystająca z Serwisu w związku z usługami świadczonymi przez gabinet.
5. Opiekun gabinetu – osoba uprawniona przez gabinet do obsługi konta gabinetu w Serwisie.
6. Treści użytkownika – dane, opisy, notatki, zdjęcia, dokumenty, ankiety, zgody i inne materiały wprowadzane do Serwisu przez gabinet, pracownika lub klienta.

§2. Informacje ogólne

1. Serwis ma charakter narzędzia informatycznego (platformy technicznej) i nie jest usługą kosmetyczną, kosmetologiczną ani medyczną.
2. Korzystanie z Serwisu przez klientów gabinetów jest w obecnej wersji bezpłatne. Estebook nie pobiera płatności za wizytę w imieniu gabinetu i nie przechowuje środków klientów.
3. Dostęp gabinetów do Serwisu jest udzielany po spełnieniu warunków określonych przez Administratora (status DIAMOND).
4. Jeżeli w przyszłości pojawią się płatne pakiety lub usługi odpłatne, przed złożeniem zamówienia użytkownik otrzyma jasną informację o cenie, czasie trwania, sposobie rezygnacji oraz przycisk jednoznacznie wskazujący obowiązek zapłaty.
5. Administrator może rozwijać funkcje Serwisu, w tym dodawać, usuwać lub ograniczać funkcjonalności, z poszanowaniem praw nabytych użytkowników i obowiązujących przepisów.

§3. Zakres usług Serwisu

1. Serwis może umożliwiać m.in.: prowadzenie kart klientów, historię wizyt i zabiegów, rekomendacje pielęgnacji domowej i produktów, planowanie wizyt, notatki, funkcje komunikacyjne oraz inne moduły udostępniane w ramach statusów.
2. Administrator nie gwarantuje dostępności każdej funkcji w każdym czasie i na każdym urządzeniu.

§4. Warunki korzystania i zasady bezpieczeństwa

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem i Regulaminem.
2. Zabronione są działania mogące zakłócić działanie Serwisu, w szczególności: próby włamań, skanowania podatności, obchodzenia zabezpieczeń, wstrzykiwania kodu, nadużycia API, masowe pobieranie danych, phishing.
3. Gabinet odpowiada za zapewnienie, aby jego pracownicy/opiekunowie korzystali z Serwisu zgodnie z Regulaminem.

§5. Prawo Administratora do rozwiązania współpracy i blokad

1. Administrator może ograniczyć, zawiesić lub zakończyć dostęp do Serwisu, jeżeli jest to uzasadnione naruszeniem Regulaminu, przepisów prawa, bezpieczeństwa Serwisu, ochroną danych, brakiem spełnienia warunków programu albo zakończeniem współpracy.
2. Jeżeli sytuacja nie wymaga natychmiastowej reakcji, Administrator informuje użytkownika o przyczynie ograniczenia oraz daje możliwość wyjaśnienia sprawy.
3. Natychmiastowa blokada może nastąpić w szczególności przy próbach włamania, obejścia zabezpieczeń, nadużyciach, działaniach na szkodę innych osób, naruszeniu RODO lub publikacji treści bezprawnych.
4. Ograniczenia są stosowane proporcjonalnie do naruszenia i nie wyłączają praw użytkownika wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

§6. Statusy i warunki korzystania przez gabinet

1) Warunki podstawowe

1. Dostęp do Serwisu dla gabinetów uzależniony jest od spełnienia warunków kwalifikacyjnych określonych poniżej.
2. Status gabinetu nadawany jest na podstawie realizowanego obrotu handlowego w systemie WellU.

2) Status DIAMOND

1. Gabinet uzyskuje status DIAMOND po spełnieniu warunków:
   • ukończenie szkolenia wstępnego Larens Professional,
   • realizowanie obrotu na poziomie minimum 100 punktów miesięcznie.
2. Aby utrzymać status DIAMOND, gabinet musi realizować minimum 100 punktów miesięcznie.
3. Status DIAMOND daje dostęp do wszystkich funkcji Serwisu.
4. W przypadku niespełnienia warunku utrzymania statusu, Administrator ma prawo ograniczyć lub zablokować dostęp do Serwisu.

§7. Odpowiedzialność Administratora

1. Administrator odpowiada za prawidłowe utrzymanie techniczne Serwisu w zakresie, w jakim wynika to z obowiązujących przepisów i charakteru świadczonej usługi.
2. Administrator nie świadczy usług gabinetu i nie odpowiada za jakość, skuteczność, przebieg ani rezultaty zabiegów, zaleceń, diagnostyki, pielęgnacji lub sprzedaży realizowanych przez gabinet.
3. Gabinet odpowiada za treści, notatki, opisy, zdjęcia, dane, dokumentację i decyzje zawodowe wprowadzane do Serwisu przez gabinet lub jego personel.
4. Administrator nie odpowiada za przerwy lub szkody wynikające z przyczyn niezależnych, takich jak awarie infrastruktury zewnętrznej, działania osób trzecich, ataki, awarie operatorów, przerwy w dostawie internetu lub błędy urządzeń użytkownika.
5. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności wobec konsumentów.

§8. Obowiązki i odpowiedzialność gabinetu (w tym odszkodowanie/indemnizacja)

1. Gabinet ponosi odpowiedzialność za usługi świadczone klientom oraz za zgodność tych usług z prawem, kwalifikacjami personelu, zasadami bezpieczeństwa i obowiązkami informacyjnymi.
2. Gabinet odpowiada za legalność przetwarzania danych klientów, w tym posiadanie właściwej podstawy prawnej, spełnienie obowiązku informacyjnego i realizację praw osób, których dane dotyczą.
3. Gabinet zobowiązuje się pokryć uzasadnione i udokumentowane koszty lub roszczenia wynikające z działań gabinetu lub jego personelu, treści wprowadzonych przez gabinet, reklamacji usług gabinetu albo naruszeń prawa przez gabinet, w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy.

§9. Przerwy techniczne, utrzymanie, kopie bezpieczeństwa

1. Administrator może prowadzić prace serwisowe i w ich trakcie ograniczyć dostęp do Serwisu.
2. Administrator może stosować kopie bezpieczeństwa i środki ochrony, jednak nie gwarantuje pełnego odzyskania danych w każdym przypadku.
3. Użytkownik/Gabinet powinien utrzymywać własne kopie kluczowych danych, jeśli tego wymaga jego działalność.

§10. Postanowienia końcowe

1. Administrator może zmienić Regulamin, w szczególności przy zmianie funkcji Serwisu, przepisów prawa, zasad bezpieczeństwa lub modelu współpracy.
2. Istotne zmiany Regulaminu będą publikowane w Serwisie, a jeżeli będzie to wymagane lub uzasadnione charakterem zmiany, użytkownik zostanie poproszony o ponowną akceptację.
3. Użytkownik może zgłaszać problemy techniczne, naruszenia praw, treści bezprawne, uwagi dotyczące dostępności cyfrowej lub pytania o dane osobowe przez adres kontaktowy wskazany w Serwisie.
4. Nieważność pojedynczego postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych.
5. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących praw konsumenta.

---

Polityka Prywatności (RODO) — Estebook

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu.

1. Administrator Serwisu

Serwis prowadzi: Damian Walaszczyk
e-mail: help@estebook.pl. W sprawach dotyczących Serwisu, prywatności lub realizacji praw z RODO można kontaktować się przez adres e-mail wskazany powyżej.

2. Role RODO (kluczowe rozdzielenie odpowiedzialności)

• W zakresie danych klientów wprowadzanych i wykorzystywanych przez gabinet do realizacji usług, to gabinet jest Administratorem danych (decyduje o celach i sposobach przetwarzania).
• Administrator Serwisu zapewnia narzędzie techniczne i może działać jako podmiot przetwarzający (w zakresie utrzymania, hostingu, wsparcia i bezpieczeństwa).
• Pracownicy gabinetu oraz opiekunowie gabinetu działają z upoważnienia gabinetu.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię, nazwisko, e-mail, telefon, login, nazwa gabinetu, NIP, adres gabinetu lub dane pracownika,
• dane związane z rezerwacjami, wizytami, usługami, planami pielęgnacji, historią kontaktu i obsługą klienta,
• dane szczególnych kategorii, jeżeli zostaną wprowadzone przez klienta lub gabinet: informacje o stanie zdrowia, alergiach, przeciwwskazaniach, lekach, ciąży, ankietach medycznych, zdjęciach przed/po zabiegu, podpisach i zgodach,
• dane importowane przez gabinet, w tym dane z plików, zdjęć lub dokumentów przekazywanych do funkcji AI,
• dane techniczne i bezpieczeństwa, np. adres IP, User-Agent, identyfikatory sesji, tokeny logowania, logi zdarzeń, zgody cookie, daty akceptacji regulaminu,
• dane z formularzy kontaktowych lub webinarowych, np. imię, nazwisko, telefon, nazwa gabinetu, język, IP oraz data wysłania formularza.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Realizacja usług gabinetu i prowadzenie dokumentacji klienta — podstawy i zakres określa gabinet jako Administrator danych; przy danych o zdrowiu podstawą może być m.in. wyraźna zgoda klienta lub inna podstawa przewidziana przez prawo.
• Założenie i obsługa konta użytkownika — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Utrzymanie i bezpieczeństwo Serwisu, w tym logi, przeciwdziałanie nadużyciom, diagnostyka, tokeny, historia akceptacji regulaminu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Kontakt, formularze, webinar i obsługa zapytań — art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo zgoda, jeśli formularz wyraźnie o nią prosi.
• Funkcje AI i import danych — przetwarzanie w celu odczytu, uporządkowania lub przygotowania danych przekazanych przez gabinet; gabinet odpowiada za to, aby przekazywać tylko dane, które ma prawo przetwarzać.
• Statystyka wizyt publicznych stron — wyłącznie po zgodzie użytkownika, w celu ulepszania Serwisu i mierzenia podstawowego zainteresowania stroną.
• Dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Odbiorcy danych

• gabinet, jego pracownicy, współpracownicy i opiekunowie — w zakresie obsługi klienta oraz usług gabinetu,
• Administrator Serwisu — w zakresie technicznego utrzymania, wsparcia, bezpieczeństwa, rozliczalności i rozwoju Serwisu,
• dostawcy infrastruktury IT, hostingu, poczty e-mail, usług push, kopii bezpieczeństwa i narzędzi technicznych — wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania Serwisu,
• dostawcy narzędzi AI lub przetwarzania plików — tylko wtedy, gdy gabinet korzysta z takich funkcji i przekazuje dane do analizy,
• podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, jeżeli zażądają danych zgodnie z właściwą procedurą.

6. Okres przechowywania

• Dane konta gabinetu i pracowników są przechowywane przez okres korzystania z Serwisu, a następnie przez czas potrzebny do zabezpieczenia roszczeń, rozliczalności i obowiązków prawnych.
• Dane klientów, kart klienta, zgód, ankiet, zdjęć i historii wizyt są przechowywane zgodnie z decyzjami i obowiązkami gabinetu jako Administratora danych oraz przepisami właściwymi dla działalności gabinetu.
• Tokeny do zdalnego podpisu są jednorazowe i czasowe; nowe linki wygasają standardowo po 7 dniach, chyba że gabinet wygeneruje nowy link.
• Dane techniczne, logi, IP/User-Agent, historia akceptacji regulaminu i zgody cookie mogą być przechowywane przez okres niezbędny do bezpieczeństwa, rozliczalności i obrony przed nadużyciami, a następnie usuwane lub anonimizowane.
• Dane z formularzy kontaktowych i webinarowych są przechowywane przez okres potrzebny do obsługi zapytania, kontaktu i rozliczalności zgody.
• Kopie bezpieczeństwa mogą istnieć przez ograniczony cykl retencji właściwy dla infrastruktury technicznej.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie danych). W sprawach dotyczących danych przetwarzanych przez gabinet (karty klienta, historia wizyt, notatki) w pierwszej kolejności należy kontaktować się z gabinetem jako Administratorem danych.

Skarga przysługuje do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

8. Bezpieczeństwo

Administrator Serwisu stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, walidację żądań, ograniczanie nadużyć, bezpieczne cookie, tokeny jednorazowe oraz kopie bezpieczeństwa tam, gdzie są dostępne. W razie naruszenia ochrony danych Administrator podejmuje działania zgodne z RODO, w tym analizuje ryzyko, informuje właściwe podmioty i dokonuje zgłoszeń, jeżeli wymagają tego przepisy.

9. Wyłączenia odpowiedzialności w obszarze danych (RODO)

• Gabinet odpowiada za legalność pozyskania danych klientów, treści wprowadzane do Serwisu oraz spełnienie obowiązków informacyjnych wobec klientów w zakresie usług gabinetu.
• Administrator Serwisu odpowiada za techniczną warstwę Serwisu w zakresie wynikającym z roli Operatora i obowiązujących przepisów.
• Jeżeli klient chce zrealizować prawa dotyczące karty klienta, historii wizyt, ankiet, zdjęć lub notatek gabinetu, w pierwszej kolejności powinien skontaktować się z gabinetem jako Administratorem tych danych.

10. Pliki cookie

Serwis używa plików cookie niezbędnych do działania konta, sesji, bezpieczeństwa, zapamiętania języka i logowania. Publiczne strony mogą zapisywać dodatkową krótką statystykę wizyty wyłącznie po zgodzie użytkownika. Zgodę na statystyki można wycofać przez usunięcie plików cookie/localStorage w przeglądarce lub ponowne ustawienie preferencji w banerze, gdy zostanie wyświetlony.

11. Dostępność, zgłoszenia i zmiany Polityki Prywatności

Pytania dotyczące prywatności, zgłoszenia naruszeń, problemy z dostępnością cyfrową oraz zgłoszenia treści bezprawnych można kierować na adres kontaktowy Serwisu. Polityka prywatności może być aktualizowana; aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie.

---

Kontakt

W sprawach związanych z Serwisem możesz napisać na: help@estebook.pl